거래처에 협조를 요청하거나 단가 변경을 알릴 때, 관공서에 자료를 낼 때 회사도 공문을 씁니다. 공문은 정해진 골격이 있어서 한 번 익혀 두면 빈칸을 채우듯 쓸 수 있습니다.
이 글의 기준
공문서 작성 규칙은 행정기관이 따르는 규정입니다. 회사 공문에는 법적 의무가 없지만, 관공서와 거래처가 익숙한 형식이라 그대로 따르면 읽는 쪽이 편합니다. 이 글은 다음 공식 자료를 기준으로 썼습니다(2026년 10월 28일 확인).
- 행정안전부 「2025 행정업무운영 편람」(2026년 1월 행정안전부 누리집 게시, 현재 최신판)
- 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」과 같은 규정 시행규칙
- 국립국어원 한글 맞춤법 부록 「문장 부호」
정부 규정과 회사 관행이 다른 곳은 따로 표시했습니다.
공문은 두문·본문·결문 세 부분
시행규칙 제4조는 기안문을 두문, 본문, 결문으로 나눕니다.
| 부분 | 들어가는 것 |
|---|---|
| 두문 | 기관명(회사명), 수신, (경유) |
| 본문 | 제목, 내용, 붙임(첨부가 있을 때만) |
| 결문 | 발신명의, 기안자·검토자·협조자·결재권자의 직위와 서명, 문서번호(생산등록번호)와 시행일, 접수번호와 접수일, 우편번호·주소·홈페이지·전화·팩스·전자우편, 공개 구분 |
두문 — 회사명과 수신
- 회사명: 맨 위 가운데에 씁니다. 로고는 회사명 줄의 왼쪽 끝에 2cm×2cm 안으로 넣습니다(편람 기준).
- 수신: 받는 곳의 이름을 쓰고, 이어서 괄호 안에 처리할 부서나 담당을 씁니다. 예: 수신 ○○주식회사 대표이사(구매팀장). 개인에게 보낼 때 편람 예시는 이름 뒤에 우편번호와 주소를 적는 방식입니다. «○○○ 귀하»는 회사에서 흔히 쓰는 관행입니다.
- 여러 곳에 보낼 때: 수신란에 수신자 참조라고 쓰고, 결문의 발신명의 바로 다음 줄 왼쪽에 «수신자 ○○주식회사, △△주식회사»처럼 받는 곳을 모두 적습니다.
- (경유): 다른 곳을 거쳐 보낼 때만 씁니다. 거치는 곳이 없으면 비워 둡니다.
본문 — 제목·내용·붙임과 끝 표시
제목
편람은 «내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게» 쓰라고 합니다. «2026년 하반기 정기점검 일정 안내»처럼 대상과 용건이 한 줄에 보이게 씁니다. 끝에 안내·요청·통보를 붙이는 것은 실무 관행입니다.
항목 기호 8단계
시행규칙 제2조는 항목을 이 순서로 표시하게 합니다.
1. → 가. → 1) → 가) → (1) → (가) → ① → ㉮
필요하면 □, ○, -, · 같은 특수 기호를 써도 됩니다. 항목이 하나뿐이면 기호를 붙이지 않습니다.
- 첫째 항목(1.)은 왼쪽 기본선에서 시작합니다.
- 둘째 항목부터는 바로 위 항목보다 2타(한글 1자, 영문·숫자 2자, 스페이스 두 번)씩 오른쪽에서 시작합니다.
- 항목 기호와 내용 사이는 1타 띄웁니다.
- 둘째 줄부터는 항목 내용의 첫 글자에 맞추는 것이 원칙이지만 왼쪽 기본선에서 시작해도 됩니다. 한 문서 안에서는 한 방식으로 맞춥니다.
첫 항목에 무엇을 쓰나
편람 예시는 1항부터 관련 근거나 용건을 씁니다(예: «1. ○○ 규정 제○조에 따라 …을 붙임과 같이 안내합니다.»). 복잡한 내용이면 결론을 먼저 쓰고 이유를 뒤에 씁니다. 거래처 공문에서 1항에 «귀사의 무궁한 발전을 기원합니다» 같은 인사말을 넣는 것은 회사 관행이며, 정부 공문 기준에는 없습니다.
붙임
본문이 끝난 다음 줄에 «붙임»을 쓰고, 2타 띄워 첨부물 이름과 수량을 적습니다. 여러 개면 번호를 붙여 아래로 맞춥니다.
붙임 1. 정기점검 일정표 1부. 2. 협조 요청 사항 1부. 끝.
끝 표시
- 본문(붙임이 있으면 붙임)의 마지막 글자에서 2타 띄우고 «끝.»을 씁니다.
- 마지막 글자가 줄 오른쪽 끝에 닿았으면, 다음 줄 왼쪽 기본선에서 2타 띄우고 «끝.»을 씁니다.
- 본문이 표로 끝나면 표 아래 왼쪽 기본선에서 2타 띄우고 «끝.»을 씁니다.
- 표의 중간까지만 채웠으면 «끝.» 대신 마지막으로 채운 칸의 다음 칸에 «이하 빈칸»이라고 씁니다.
날짜·시간·금액 표기
| 항목 | 규칙 | 맞는 예 | 틀린 예 |
|---|---|---|---|
| 날짜 | 숫자로 쓰고 연·월·일 자리에 마침표. 앞에 0을 붙이지 않고, 마지막 «일» 뒤 마침표도 찍음 | 2026. 10. 28. | 2026-10-28, 2026.10.28 |
| 요일 | 날짜의 마침표 뒤에 괄호 | 2026. 10. 28.(수) | 2026. 10. 28(수) |
| 시간 | 24시각제, 시·분 사이 쌍점 | 07:09, 14:30 | 오후 2시 30분 |
| 기간 | 물결표를 앞뒤에 붙여 씀 | 09:00~18:00, 2026. 6. 20.~6. 21. | 09:00 ~ 18:00 |
| 금액 | 아라비아 숫자 뒤 괄호 안에 한글 | 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원) | 113,560원 |
| 쌍점(시각 외) | 앞말에 붙이고 뒷말과 띄움 | 일시: 2026. 6. 20. | 일시 : 2026. 6. 20. |
* 날짜·시간은 규정 제7조, 금액은 시행규칙 제2조, 물결표·쌍점은 국립국어원 「문장 부호」와 편람 예시 기준입니다.
결문 — 발신명의·직인·문서번호
발신명의와 직인
본문 아래 가운데에 회사명과 대표자 직책(예: «주식회사 ○○ 대표이사»)을 씁니다. 시행규칙 제11조는 관인을 찍을 때 발신명의의 마지막 글자가 도장 모양의 가운데에 오도록 하게 합니다. 회사 직인도 같은 위치에 찍으면 됩니다.
문서번호(생산등록번호)
정부 공문의 문서번호는 «생산등록번호»라고 부르고, 처리과명-연도별 일련번호로 씁니다. 예: 정보공개과-23. 번호에 연도를 넣지 않고 해마다 1번부터 다시 셉니다. 결문에는 «시행 처리과명-일련번호(시행일)» 꼴로 적습니다.
회사는 «총무팀-2026-0142»처럼 연도를 넣어 쓰는 경우가 많습니다. 어느 쪽이든 한 회사 안에서 한 형식으로 맞추면 됩니다.
연락처와 담당
맨 아래에 우편번호·주소, 홈페이지, 전화·팩스, 담당자 전자우편을 적습니다. 받는 쪽이 문의할 창구가 되므로 담당자 이름과 연락처를 빠뜨리지 않습니다.
공문 예시
협조 요청 공문
주식회사 ○○소프트 수신 △△주식회사 대표이사(전산팀장) (경유) 제목 2026년 하반기 정기 시스템 점검 협조 요청 1. 귀사와의 전자 주문 연동 계약(2025. 3. 2.)과 관련입니다. 2. 당사는 아래와 같이 정기 시스템 점검을 실시하오니, 점검 시간 동안 주문 전송을 멈춰 주시기 바랍니다. 가. 일시: 2026. 11. 14.(토) 09:00~18:00 나. 영향: 점검 시간 중 전자 주문 접수 일시 중단 다. 문의: 전산팀 홍길동(02-000-0000) 붙임 정기점검 일정표 1부. 끝. 주식회사 ○○소프트 대표이사 시행 총무팀-142(2026. 10. 28.) 우 04524 서울특별시 ○○구 ○○로 00 / www.example.co.kr 전화 02-000-0000 / 팩스 02-000-0001 / 담당 hong@example.co.kr
안내 공문과 통보 공문
골격은 같고 용건만 다릅니다. 안내는 «2. 아래와 같이 ○○을 안내하오니 참고하여 주시기 바랍니다.», 통보는 «2. 아래와 같이 ○○을 결정하였음을 알려 드립니다.»처럼 씁니다. 단가 변경이나 계약 종료처럼 결정된 일을 알릴 때는 언제부터 적용되는지 시행일을 분명히 밝힙니다. 안내·통보·협조 요청은 실무에서 쓰는 이름이고, 정부 규정의 공문서 종류(법규·지시·공고·비치·민원·일반문서)와는 다릅니다.
편람은 «…할 것», «…하기 바람»처럼 위압감을 주는 문구 대신 «…하시기 바랍니다»를 쓰라고 권합니다.
자주 하는 실수
- 날짜를 2026-10-28이나 2026.10.28로 씀: «2026. 10. 28.»처럼 띄우고 마지막 마침표까지 찍습니다.
- «끝.»을 빠뜨리거나 바로 붙여 씀: 마지막 글자에서 2타 띄웁니다.
- 항목 기호 순서를 섞음: 1. 다음은 가., 그다음 1)입니다.
- 여러 곳에 보내면서 수신란에 모두 나열: «수신자 참조»로 쓰고 발신명의 아래에 적습니다.
- 담당자 연락처 누락: 받는 쪽이 문의할 곳이 없어집니다.
도토 공문관리로 쓰면
공문 한 장마다 회사명·로고·주소를 다시 넣고, 번호를 매기고, 결재를 받고, PDF로 만들어 메일에 붙이는 일을 도토 공문관리가 이어서 처리합니다. 무료 플랜에서 직원 수 제한 없이 씁니다.
되는 것
- 두문·결문 자동: 회사정보에 회사명·로고·직인·주소·전화·팩스·홈페이지를 한 번 등록해 두면, 회사명·로고와 발신명의·직인·문서번호·시행일자·연락처가 공문마다 찍힙니다. 수신처는 공문마다 주소록·거래처·직접 입력·사내 조직도에서 고릅니다.
- 양식: 안내문·통보문·요청문 기본 양식 3종이 들어 있고, 1.·가. 항목과 «끝.»까지 본문에 적혀 있어 빈칸만 바꿔 쓰면 됩니다. 회사 양식을 더 만들 수 있습니다.
- 문서번호: 결재가 끝나는 순간 자동으로 매겨져, 반려된 공문 때문에 번호가 비지 않습니다. 형식은 공문관리 설정에서 정하고(기본은 «양식코드-날짜-일련번호»), 부서마다 번호를 따로 셀 수도 있습니다. 쓰던 번호가 있으면 직접 적을 수 있습니다.
- 결재와 직인: 전자결재와 같은 결재선으로 올리고, 직인은 결재가 끝난 공문의 인쇄물·PDF에만 찍힙니다.
- 발송과 보관: «발송»을 누르면 공문 PDF가 붙은 메일이 수신처로 나갑니다. 보낸 공문은 공문함에 보관되고 제목·문서번호로 찾습니다. 받은 공문은 접수 공문함에 등록합니다.
안 되는 것
- «끝.»이나 항목 기호를 자동으로 붙여 주지는 않습니다. 양식 본문에 적혀 있는 것을 고쳐 씁니다.
- 공문 화면에서 바로 팩스를 보내지는 않습니다. 팩스·우편으로 보냈으면 PDF를 내려받아 보내고 «직접 발송 처리»로 기록합니다.
- 외부 수신처가 메일을 열어 봤는지는 보이지 않습니다. 전달·반송 여부까지 보입니다.
- 무료 플랜은 회사 전체 메일 발송이 월 100통이라, 공문을 많이 메일로 보내면 유료 플랜이 필요합니다.
작성한 공문이 결재·발송·보관으로 어떻게 이어지는지는 회사 공문 자동화 가이드에서 단계별로 볼 수 있습니다.
자주 묻는 질문
회사 공문도 정부 공문 형식을 따라야 하나요?
법적 의무는 아닙니다. 공문서 작성 규칙은 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」과 시행규칙이 행정기관에 적용하는 규정입니다. 다만 관공서·거래처가 익숙한 형식이라, 시행규칙 제4조의 두문·본문·결문 구조를 따르면 읽는 쪽이 편합니다.
공문 항목 기호 순서는 어떻게 되나요?
시행규칙 제2조에 따라 1., 가., 1), 가), (1), (가), ①, ㉮ 순서로 8단계입니다. 필요하면 □, ○, -, · 같은 특수 기호도 쓸 수 있고, 항목이 하나뿐이면 기호를 붙이지 않습니다.
공문 끝에 «끝.»은 어떻게 쓰나요?
본문이나 붙임의 마지막 글자에서 2타(한글 한 글자) 띄우고 «끝.»을 씁니다. 줄 끝에 닿으면 다음 줄 왼쪽에서 2타 띄우고, 표로 끝나면 표 아래 왼쪽에서 2타 띄워 씁니다. 표를 중간까지만 채웠으면 «끝.» 대신 다음 칸에 «이하 빈칸»이라고 씁니다.
공문 날짜는 어떻게 표기하나요?
숫자로 쓰고 연·월·일 자리에 마침표를 찍습니다. 2026. 10. 28.처럼 앞에 0을 붙이지 않고 마지막 «일» 뒤 마침표도 찍습니다. 시간은 24시각제로 14:30처럼 쓰고, 금액은 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)처럼 숫자 뒤 괄호에 한글을 씁니다.
공문 문서번호는 어떻게 매기나요?
정부 공문은 생산등록번호라고 부르고 «처리과명-연도별 일련번호»(예: 정보공개과-23)로 씁니다. 번호에 연도를 넣지 않고 해마다 1번부터 셉니다. 회사는 «총무팀-2026-0142»처럼 연도를 넣는 경우도 많으니, 한 회사 안에서 한 형식으로 맞추면 됩니다.
여러 곳에 같은 공문을 보낼 때 수신은 어떻게 쓰나요?
두문의 수신란에 «수신자 참조»라고 쓰고, 결문의 발신명의 바로 다음 줄에 수신자란을 따로 두어 받는 곳을 모두 적습니다.
도토에서 공문을 쓰면 무엇이 자동으로 되나요?
회사정보를 한 번 등록하면 회사명·로고·발신명의·직인·문서번호·시행일자·연락처가 공문마다 찍히고, 기본 양식 3종(안내문·통보문·요청문)에는 항목과 «끝.»까지 적혀 있습니다. 문서번호는 결재가 끝날 때 매겨지고, 직인은 결재가 끝난 공문에만 찍힙니다. 무료 플랜에서 직원 수 제한 없이 씁니다.
