회사 공문 작성법
— 두문·본문·결문 구성과 발신번호, 상황별 예문

공문의 3단 구조 한눈에 보기

공문은 자유 형식의 편지가 아닙니다. 위에서부터 두문 → 본문 → 결문 세 부분이 정해진 순서로 들어갑니다. 이 골격만 외워 두면, 어떤 내용이든 빈칸을 채우듯 작성할 수 있습니다.

정부 공문과 회사 공문은 용어만 다를 뿐 구조가 같습니다. '기관명'은 '회사명'으로, '시행번호'는 '문서번호(발신번호)'로, '관인'은 '회사 직인'으로 바꿔 생각하면 됩니다.

① 두문 — 회사명과 수신처 적는 법

두문은 공문의 머리입니다. 맨 위에 회사명을 적고(로고가 있으면 함께), 그 아래에 받는 곳을 적습니다.

• 수신: '수신 ○○주식회사 대표이사' 또는 '수신 ○○○ 귀하' 형식으로 적습니다. 받는 사람의 직위를 알면 직위를, 모르면 '귀하'를 씁니다.
• (경유): 다른 곳을 거쳐 전달되는 경우에만 '(경유)' 줄을 넣습니다. 직접 보내면 생략합니다.
• 여러 곳에 보낼 때: 수신처가 많으면 '수신 수신처 참조'라고 쓰고, 본문 마지막이나 결문 아래에 수신처 목록을 따로 붙입니다.

② 본문 — 제목·내용·붙임과 '끝' 표시

본문은 공문의 핵심입니다. 제목 한 줄, 내용 몇 줄, 그리고 첨부 표시로 이루어집니다.

제목 — 한 줄로 핵심을 요약

제목만 읽어도 무슨 공문인지 알 수 있어야 합니다. '2026년 상반기 정기점검 협조 요청'처럼 기간 + 대상 + 목적을 한 줄에 담습니다. '안내', '요청', '통보' 같은 끝맺음 단어를 붙이면 성격이 분명해집니다.

내용 — 번호로 항목화

줄글로 길게 쓰지 않고, 항목 번호를 매겨 끊어 씁니다. 정부 표준의 항목 순서는 다음과 같습니다.

첫 항목은 보통 인사말('귀사의 무궁한 발전을 기원합니다')로 시작하고, 두 번째 항목부터 본론을 적습니다. 날짜·장소·대상처럼 조건이 여러 개면 '가. 나. 다.'로 한 단계 더 들여 씁니다.

붙임과 '끝.' 표시

첨부 파일이 있으면 본문 아래에 붙임으로 적습니다. 그리고 문서가 끝났다는 표시로 마지막에 '끝.'을 씁니다.

• 붙임이 있을 때: 붙임 정기점검 일정표 1부. 끝. — 붙임 표시문 마지막에서 한 글자(2타) 띄우고 '끝.'
• 붙임이 없을 때: 본문 마지막 문장 끝에서 한 글자(2타) 띄우고 '끝.'

③ 결문 — 발신명의와 발신번호 매기는 법

결문은 '누가, 언제, 몇 번 문서로 보냈는지'를 밝히는 부분입니다.

발신명의

가운데에 회사명 + 대표자 직책을 크게 적고, 그 옆에 직인을 찍습니다. 예: '주식회사 도토리소프트 대표이사 (인)'. 직인 이미지가 없으면 빨간 원형으로 '(인)'을 대신 표기합니다.

발신번호(문서번호) 매기는 법

발신번호는 공문을 식별하는 고유 번호입니다. 정부 표준은 '처리과명-일련번호'를 쓰는데, 회사에서는 보통 다음 형식이 관리하기 편합니다.

시행일자와 연락처

발신번호 옆에 시행일자(공문을 보내는 날짜)를 적고, 맨 아래에 회사 주소·전화·팩스·홈페이지·담당자를 한 줄로 넣습니다. 받는 쪽이 문의할 창구가 되므로 담당자 이름과 연락처는 빠뜨리지 않습니다.

날짜·금액·시간 표기 격식

공문은 작은 표기 규칙에서 격식이 드러납니다. 다음 네 가지만 지켜도 문서가 정돈돼 보입니다.

상황별 공문 예문 3종

가장 많이 쓰는 세 가지 공문의 예문입니다. 그대로 회사 상황에 맞게 바꿔 쓰면 됩니다.

협조요청문 — 상대의 행동을 요청할 때

안내문 — 알릴 내용을 전달할 때

구조는 같고, 끝맺음만 바뀝니다. '2. 당사는 아래와 같이 ○○○을 안내하오니 참고하여 주시기 바랍니다.'로 시작해 항목을 적고, '~알려 드립니다'로 맺습니다.

통보문 — 결정 사항을 알릴 때

거래 단가 변경, 계약 종료처럼 이미 정해진 사항을 알릴 때 씁니다. '2. 당사의 사정으로 아래와 같이 ○○○을 통보합니다.'처럼 요청이 아닌 통보 형태로 쓰고, 시행일(언제부터 적용되는지)을 분명히 밝힙니다.

자주 하는 실수 5가지

• '끝.'을 빠뜨림: 문서가 끝났는지 받는 쪽이 알 수 없습니다. 본문이나 붙임 마지막에 반드시 적습니다.
• 날짜를 '2026-06-04'로 표기: 공문에서는 마침표 형식(2026. 6. 4.)이 표준입니다.
• 제목이 모호함: '협조 요청'만 쓰면 무슨 협조인지 모릅니다. 대상과 목적을 제목에 담습니다.
• 발신번호 누락: 나중에 '몇 번 공문'으로 찾을 수 없습니다. 부서-연도-일련번호로 반드시 채번합니다.
• 담당자 연락처 누락: 받는 쪽이 문의할 곳이 없습니다. 결문에 담당자와 전화를 꼭 넣습니다.

매번 직접 쓰기 번거롭다면

구조를 익혀도, 공문 한 장마다 회사명·로고·직인·주소를 다시 넣고, 발신번호를 손으로 채번하고, 결재 받고, 메일로 첨부해 보내는 일은 여전히 번거롭습니다. 이 반복을 줄이는 것이 공문관리 기능입니다.

회사 정보를 한 번만 등록해 두면 두문·결문이 자동으로 채워지고, 양식을 고르면 본문 골격이 들어옵니다. 발신번호 채번, 전자결재, 이메일 발송, 보관까지 한 흐름으로 이어집니다. 작성한 공문이 어떻게 결재·발송·추적되는지는 회사 공문 자동화 가이드에서 단계별로 확인할 수 있습니다.

공문의 골격은 두문·본문·결문, 단 셋입니다. 골격을 알면 빈칸을 채우는 일이고, 그 빈칸까지 시스템이 채워 주면 작성은 양식을 고르는 일이 됩니다.

자주 묻는 질문