결재 서류를 들고 3층에서 5층까지 올라갔더니 팀장님이 외근 중이었던 경험, 한 번쯤 있으시죠? 출장 중인 대표님 결재를 기다리느라 프로젝트가 3일이나 멈춘 적은요?
종이 결재가 느린 건 누구나 알고 있지만, "우리 회사 규모에 전자결재까지 필요할까?" 하는 생각에 미루고 있는 중소기업이 많습니다. 이 글에서는 전자결재의 개념부터 무료 서비스 5종 비교, AI가 결재 문서를 3줄로 요약해 주는 기능까지 소개합니다.
전자결재란? — 종이 결재에서 디지털로
전자결재란 종이 문서 대신 온라인으로 문서를 작성·제출·승인하는 시스템입니다. 기안자가 웹에서 문서를 작성하면, 결재선에 따라 상위 결재권자에게 자동으로 전달되고, 결재권자는 PC나 스마트폰에서 내용을 확인한 뒤 승인 또는 반려합니다.
종이 결재는 물리적으로 서류를 전달해야 하고, 결재권자가 자리를 비우면 멈추며, 문서 보관과 검색이 어렵습니다. 반면 전자결재는 시간과 장소에 구애받지 않고 즉시 처리할 수 있고, 모든 결재 이력이 자동으로 기록되어 언제든 검색할 수 있습니다.
중소기업에 전자결재가 필요한 순간
"직원이 20명도 안 되는데 결재 시스템까지?" — 소규모 조직일수록 한 명이 여러 역할을 겸하기 때문에, 결재가 한 곳에서 막히면 회사 전체가 멈춥니다. 아래 두 가지 상황을 떠올려 보세요.
시나리오 1 — 층마다 돌아다니는 결재 여행: 영업팀 김 대리가 거래처 접대비 지출결의서를 작성했습니다. 팀장 결재를 받으러 4층으로 올라가니 회의 중. 30분 뒤 다시 올라가서 서명을 받고, 이번엔 경영지원팀장이 있는 3층으로 내려갑니다. 경영지원팀장은 점심 약속으로 외출. 결국 서류 하나에 하루가 걸립니다. 그 사이 거래처에는 "아직 처리 중"이라고만 답하고 있습니다.
시나리오 2 — 출장 중 밀리는 결재 10건: 대표이사가 3박 4일 해외 출장을 갔습니다. 그 사이 구매 발주서, 휴가 신청, 법인카드 사용 보고서 등 결재 10건이 쌓여 있습니다. 대표가 돌아올 때까지 발주는 지연되고, 직원 휴가는 확정되지 않고, 모두가 기다립니다.
전자결재는 대기업만의 시스템이 아닙니다. 직원이 5명이든 50명이든, 결재가 밀리면 업무가 멈춥니다. 스마트폰 하나로 언제 어디서나 승인할 수 있는 환경, 이제 무료로 만들 수 있습니다.
무료 전자결재 시스템 비교 — 어떤 서비스를 선택할까?
전자결재 시스템은 무료부터 유료까지 다양한 선택지가 있습니다. 대표적인 유료 서비스 4종과 doto를 비교해 보았습니다.
| 항목 | A사 (유료) | B사 (유료) | C사 (유료) | D사 (유료) | doto (무료) |
|---|---|---|---|---|---|
| 월 비용 (10인) | 100,000원~ | 50,000원~ | 45,000원~ | 89,000원~ | 0원 |
| AI 문서 요약 | X | X | X | X | O |
| AI 양식 생성 | X | X | X | X | O (초안) |
| 모바일 결재 | O (앱) | O (앱) | O (앱) | O (앱) | O (웹) |
| 양식 커스터마이징 | O | O | 제한적 | O | O |
| 인사/ERP 연동 | 부분 | 부분 | X | X | O (통합) |
| 사용자 수 제한 | 플랜별 | 플랜별 | 플랜별 | 플랜별 | 무제한 |
유료 서비스들은 안정적인 인프라와 전용 앱을 제공하지만, 10인 기준 월 5~10만 원 이상의 비용이 발생합니다. 비용 부담 없이 시작하고 싶다면 doto가 유리하며, 특히 AI 문서 요약과 인사/ERP 연동은 doto에서만 무료로 제공됩니다. 조직 규모가 크고 전용 앱이 필수라면 유료 서비스를 검토해 보세요.
AI 문서 요약 — 3줄이면 승인 판단 끝
AI 문서 요약 — 핵심만 빠르게 파악하세요
- 결재 문서가 올라오면 AI가 핵심 내용을 3줄로 요약 — 금액, 일정, 주요 변경사항을 자동 추출
- 요약만 보고 바로 승인하거나, 필요할 때만 전문을 확인
- 하루에 결재 10건을 처리해야 하는 임원도, 요약으로 5분이면 주요 내용 파악 완료
- AI 요약 외에도 이메일 번역, 회계 분개 등 doto의 AI 기능이 더 궁금하다면 AI ERP 활용법 총정리를 확인해 보세요
- 1분기 마케팅 예산 1,500만원 승인 요청 (전년 대비 20% 증가)
- SNS 광고 비중 확대 및 신규 인플루언서 협업 추가
- ROI 목표: 전분기 대비 매출 15% 상승
10페이지짜리 보고서도, AI 요약 3줄이면 승인할지 반려할지 판단할 수 있습니다. 전문을 처음부터 끝까지 읽을 필요가 없으니, 결재 처리 속도가 눈에 띄게 빨라집니다. 전자결재 기능 상세 보기
양식 템플릿 — 처음부터 만들 필요 없습니다
결재 양식 템플릿 — 바로 쓸 수 있는 양식 제공
- 지출결의서, 휴가신청서, 업무보고서, 구매요청서 등 실무에서 바로 쓸 수 있는 양식 기본 제공
- 회사 상황에 맞게 양식을 수정하거나, 새로운 양식을 직접 만들 수 있음
- 한 번 만든 양식은 전 직원이 공유하여 사용 — 양식 표준화 자동 달성
- 필요한 양식이 없다면, AI 채팅에서 '출장비 정산 양식 만들어줘'라고 요청하면 양식 초안을 자동으로 만들어 줍니다 (AI가 만든 양식은 초안이므로 항목을 확인하고 필요에 따라 수정하세요)
종이 양식을 복사해서 쓰던 시절과 달리, 양식이 시스템에 등록되어 있으니 직원 누구나 동일한 형식으로 문서를 작성합니다. 양식 통일을 위해 따로 공지할 필요도 없습니다.
AI 요약 + 양식 템플릿 + 모바일 결재, 모두 무료 — doto 무료 시작하기 (신용카드 불필요)
모바일 결재 — 출장 중에도 승인 가능
모바일 결재 — 스마트폰으로 바로 승인하세요
- 스마트폰이나 태블릿 웹 브라우저에서 바로 접속 — 별도 앱 설치 불필요
- 새 결재 문서가 도착하면 알림으로 즉시 확인
- AI 요약으로 핵심 파악 후 터치 한 번으로 승인 또는 반려
- 출장, 외근, 재택근무 중에도 결재가 밀리지 않음
앞서 시나리오 2에서 소개한 "출장 중 밀리는 결재 10건" 문제가 사라집니다. 해외 출장 중에도 호텔 와이파이만 있으면 결재를 처리할 수 있습니다. 휴가 결재가 승인되면 인사관리와 연동되어 잔여 연차가 자동으로 차감됩니다. 인사팀이 별도로 연차를 수동 차감할 필요가 없습니다.
3단계로 시작하는 전자결재
doto 전자결재는 복잡한 설치 없이 3단계로 시작할 수 있습니다.
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무료 회원가입
doto에 무료로 가입합니다. 신용카드 정보 없이 이메일만으로 가입 가능합니다. 가입 즉시 전자결재를 포함한 모든 기능을 사용할 수 있습니다.
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결재선과 양식 설정
회사의 결재 흐름에 맞게 결재선을 설정합니다. 순차 결재(팀장 → 이사 → 대표) 방식으로 결재 흐름을 설정할 수 있습니다. 기본 제공 양식을 그대로 쓰거나, 회사에 맞게 수정하세요.
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직원 초대 후 바로 사용
직원들을 초대하면 바로 전자결재를 사용할 수 있습니다. 별도의 교육이 필요 없을 정도로 직관적인 화면 구성입니다.
이미 doto ERP & 그룹웨어를 사용 중이라면, 전자결재는 이미 포함되어 있습니다. 별도 설정 없이 바로 이용하세요.
자주 묻는 질문
doto 전자결재도 무료인가요?
네, doto의 Free 플랜에 전자결재 기능이 포함되어 있습니다. 결재선 설정, 양식 템플릿, AI 문서 요약, 모바일 결재까지 모두 무료로 이용할 수 있습니다. 사용자 수 제한 없이 팀 전체가 사용 가능합니다.
결재 양식을 직접 만들 수 있나요?
네, 기본 제공되는 양식 외에 회사에 맞는 결재 양식을 직접 만들 수 있습니다. 지출결의서, 휴가신청서, 업무보고서 등 자주 쓰는 양식이 기본 제공되며, 필요에 따라 항목을 추가하거나 수정하여 나만의 양식을 등록할 수 있습니다.
모바일에서도 결재할 수 있나요?
네, 스마트폰이나 태블릿의 웹 브라우저에서 바로 접속하여 결재할 수 있습니다. 별도 앱 설치 없이 모바일 웹에서 문서 확인, 승인, 반려가 모두 가능합니다. 알림을 통해 새 결재 문서가 도착하면 즉시 확인할 수 있습니다.
AI 요약 기능은 어떤 원리인가요?
결재 문서가 올라오면 AI가 문서 내용을 분석하여 핵심 내용을 3줄로 요약해 줍니다. 금액, 일정, 주요 변경사항 등 결재권자가 판단하는 데 필요한 정보를 자동으로 추출합니다. 요약을 먼저 확인하고 필요할 때만 전문을 읽으면 되므로, 결재 처리 시간이 크게 단축됩니다.
휴가 결재가 승인되면 연차가 자동으로 차감되나요?
네, doto의 전자결재와 인사관리가 연동되어 있어, 휴가 결재가 최종 승인되면 해당 직원의 잔여 연차에서 자동으로 차감됩니다. 반려되면 차감되지 않고, 취소 시 자동 복원됩니다. 별도로 인사팀이 수동 처리할 필요가 없습니다.
전자결재 도입에 비용이 얼마나 드나요?
doto는 전자결재를 포함한 모든 기능을 무료로 제공합니다. 유료 전자결재 서비스는 보통 1인당 월 3,000~15,000원 수준이며, 설치형(온프레미스) 솔루션은 초기 구축 비용만 수백만 원에서 수천만 원이 들 수 있습니다. doto는 설치 없이 가입 즉시 사용할 수 있어 초기 비용이 전혀 없습니다.
기존 종이 양식을 전자결재로 옮길 수 있나요?
네, 기존에 사용하던 종이 양식의 항목을 그대로 전자 양식으로 만들 수 있습니다. doto에서는 양식 편집기로 직접 항목을 구성하거나, AI에게 '출장비 정산 양식 만들어줘'라고 입력하면 양식 초안을 자동으로 생성해 줍니다. 기존 결재 프로세스를 그대로 디지털로 옮길 수 있어 전환이 쉽습니다.
전자결재와 그룹웨어는 다른 건가요?
그룹웨어는 전자결재, 이메일, 게시판, 일정 관리 등 업무 협업 도구를 포괄하는 상위 개념입니다. 전자결재는 그룹웨어의 핵심 기능 중 하나입니다. doto는 전자결재뿐 아니라 인사관리, 회계, ERP까지 포함한 올인원 그룹웨어를 무료로 제공합니다.
