정품을 쓰는데도 증빙이 어려운 이유
어느 날 회사로 한 통의 공문이 옵니다. 소프트웨어 저작권 단체나 법무법인이 보낸 정품 사용 확인 요청입니다. '귀사가 사용 중인 ○○ 제품의 정품 라이선스 보유 현황을 회신해 달라'는 내용입니다. 정품을 정직하게 구매해 쓰고 있는 회사라도, 이 순간 당황하게 됩니다.
문제는 '불법을 썼느냐'가 아닙니다. 정품을 썼다는 사실을 빠르게 증명할 수 있느냐입니다. 그런데 막상 자료를 모으려고 보면 이렇게 흩어져 있습니다.
- 구매 확인 이메일은 그때 결제한 담당자의 메일함에
- 세금계산서는 회계 폴더 어딘가에
- 라이선스 키는 설치한 직원 PC의 메모장에
- 몇 개를 샀고 누가 쓰는지는 아무도 정확히 모름
정품을 써도, 흩어진 자료를 모으는 데만 며칠이 걸립니다. 회신이 늦어지면 '관리가 안 되는 회사'로 비치고, 불필요한 분쟁으로 이어지기도 합니다. 소프트웨어 관리대장은 이 자료를 미리 한곳에 모아 두는 일입니다. 평소에는 만료 관리에 쓰고, 공문이 오면 증빙에 씁니다.
엑셀 라이선스 관리의 세 가지 한계
많은 회사가 라이선스를 엑셀로 관리합니다. 시작은 좋습니다. 하지만 시간이 지나면 세 곳에서 막힙니다.
- 만료를 알려 주지 않습니다. 구독 라이선스가 언제 끝나는지는 엑셀에 적혀 있어도, 그날이 다가와도 아무도 알려 주지 않습니다. 갱신을 놓쳐 업무가 멈추고 나서야 알게 됩니다.
- 증빙을 만들 때 민감 정보를 일일이 지워야 합니다. 라이선스 키 전체, 구매 금액, 사용자 이름이 그대로 적힌 엑셀을 외부에 그대로 낼 수는 없습니다. 사본을 만들어 열마다 지우다 보면 실수가 생깁니다.
- '누구 PC의 어느 버전' 정보가 따로 놉니다. 엑셀 칸에 다 적기 번거로워 결국 비게 되고, 정작 필요할 때 비어 있습니다.
엑셀이 나쁜 것이 아니라, 라이선스 관리에는 알림·마스킹·구조가 필요한데 엑셀에는 그게 없을 뿐입니다.
도토 소프트웨어 라이선스 대장 — 한 줄에 하나씩
도토 소프트웨어 라이선스 대장은 한 줄 = 한 라이선스 = 한 사용자 원칙으로 설계했습니다. 대기업의 복잡한 시트(좌석) 풀 개념을 빼고, 중소기업이 실제로 관리하는 방식 그대로입니다 — 라이선스마다 구입 시기가 다르고, 만료도 제각각이고, 쓰는 사람도 다릅니다. 그래서 행마다 따로 관리하는 것이 본질에 맞습니다.
한 라이선스에 기록하는 항목은 이렇습니다.
| 제품 정보 | 제품명 · 제조사 · 에디션/버전 |
| 라이선스 | 유형 · 라이선스 키 · 사용자 |
| 구매 | 구매일 · 구매 금액 · 구매처 |
| 기간 | 만료일 · 자동 갱신 여부 · 만료 알림 |
| 증빙 | 계약서·세금계산서 파일 첨부 · 내부 메모 |
위치는 경영지원 → 자산 → 소프트웨어 라이선스입니다. 고정자산 대장·차량운행기록부와 같은 자산 그룹에 들어 있어, 회사가 가진 자산을 한 메뉴에서 봅니다. 등록과 증빙 출력은 경영지원 관리 권한을 가진 담당자가 맡습니다.
흩어진 라이선스, 지금 한 대장에 정리하세요 — 도토에서 무료로
무료 회원가입 →라이선스 유형 6가지를 한 대장에서
소프트웨어 라이선스는 종류가 다양합니다. 영구로 산 것도 있고, 매달·매년 결제하는 구독도 있고, 컴퓨터를 사면 따라오는 것도 있습니다. 도토는 여섯 가지 유형을 한 대장에서 함께 관리합니다.
| 유형 | 설명 | 만료 관리 |
|---|---|---|
| 영구 | 한 번 구매해 계속 쓰는 라이선스 | 대개 만료 없음 |
| 구독 | 월·연 단위로 결제하는 서브스크립션 | 만료일·자동 갱신 |
| 볼륨 | 다량 구매한 기업용 라이선스 | 계약 단위 |
| OEM | PC·장비에 포함되어 들어온 라이선스 | 기기 종속 |
| 무료 | 무료로 쓰는 정식 라이선스 | — |
| 평가판 | 기간 한정 체험판 | 만료 후 전환 필요 |
유형을 구분해 두면, '우리가 가진 영구 라이선스는 몇 개, 구독은 몇 개, 아직 사용자를 지정 안 한 건 몇 개'가 한눈에 정리됩니다.
만료·갱신을 놓치지 않는 법
구독과 평가판은 만료일이 생명입니다. 도토는 두 가지 방법으로 만료를 챙깁니다.
상태 탭으로 한눈에
대장 위쪽 탭에서 전체 · 만기임박 · 유효 · 만료 · 미지정으로 라이선스를 걸러 봅니다. '만기임박'만 누르면 곧 끝나는 라이선스만 모이고, '미지정'을 누르면 아직 사용자를 정하지 않은 라이선스가 따로 보입니다. 상태는 만료일에 따라 자동으로 바뀝니다.
만료 전 자동 알림 (기본 90·60·30일 전)
도토가 매일 한 번 만료일을 점검해, 기본값으로 만료 90일·60일·30일 전에 담당자에게 알림을 보냅니다. 알림 시점은 라이선스마다 7·14·30·60·90·180일 중에서 골라 조정할 수 있습니다. 사용자를 지정해 둔 라이선스는 그 사용자에게, 지정하지 않았으면 경영지원 관리자에게 알립니다. 갱신을 놓쳐 업무가 멈추는 일을 미리 막습니다.
매년 반복되는 구독은 계약 만기 관리 기능과 연결해 갱신 일정을 함께 추적할 수 있습니다.
증빙 패키지 — 공문 대응 도구
이 기능이 관리대장의 핵심입니다. 증빙 패키지는 단순한 데이터 출력이 아니라, 공문이나 분쟁에 대응하기 위한 문서를 안전하게 만드는 도구입니다. 핵심은 무엇을 보여 주고 무엇을 가릴지를 직접 정한다는 점입니다.
기본은 최대한 가린 상태
증빙 문서는 외부로 나가는 문서입니다. 그래서 도토는 처음부터 민감 정보를 가린 상태로 시작하고, 필요한 항목만 켜도록 했습니다. 무엇을 가리고 무엇을 보여 줄지 선택한 내용은 따로 저장하지 않아, 패키지를 열 때마다 항상 보수적인 기본값(가린 상태)에서 다시 시작합니다.
| 라이선스 키 | 끝 4자리만 표시 (필요 시 '전체 표시'로 전환) |
| 구매 금액 | 기본 숨김 (필요 시 켜기) |
| 사용자 | 기본 숨김 — 개인정보 (필요 시 켜기) |
| 내부 메모 | 항상 제외 — 문서에 아예 들어가지 않음 |
사용자·구매 금액 열은 켜지 않으면 표에 칸 자체가 나타나지 않고, 라이선스 키는 끝 4자리만 남습니다. '여기를 가렸다'는 흔적조차 남기지 않아 불필요한 약점을 노출하지 않으며, 내부 메모는 어떤 경우에도 문서에 들어가지 않습니다.
인쇄 미리보기에서 켜고 끄며 인쇄·PDF
'증빙 패키지' 버튼을 누르면 「소프트웨어 정품 보유 현황」이라는 A4 인쇄 미리보기가 열립니다. 회사명·출력일시·라이선스 목록(코드·제품명·제조사·에디션·유형·만료일·구매처)이 정돈된 표로 들어가고, 미리보기 화면에서 사용자·구매 금액·라이선스 키 전체 표시를 즉석에서 켜고 끄며 확인한 뒤 그대로 인쇄하거나 PDF로 저장해 회신에 첨부합니다. 받은 공문에 정식 회신문까지 만들어야 한다면 공문 자동화로 작성·결재·발송을 한 흐름으로 이어갈 수 있습니다. 며칠 걸리던 일이 몇 분으로 줄어듭니다.
관리대장의 가치는 평소에 보이지 않습니다. 공문 한 통이 왔을 때, 흩어진 자료를 며칠 뒤지느냐 vs 버튼 한 번으로 증빙을 내느냐 — 그 차이로 드러납니다.
어떤 회사·조직에 맞나
소프트웨어 라이선스 대장이 특히 필요한 곳은 다음과 같습니다.
- 설계·디자인·영상 업종 — 캐드, 그래픽, 편집 소프트웨어처럼 고가 라이선스를 여러 개 쓰는 회사
- 구독이 늘어난 회사 — 협업 도구·클라우드 구독이 부서별로 늘어나 누가 무엇을 결제하는지 파악이 안 되는 회사
- 정품 확인 요청을 받아 본 회사 — 한 번 겪고 나면 다음을 대비하게 됩니다
- 자산을 한곳에서 보려는 회사 — 고정자산·차량과 함께 소프트웨어까지 한 메뉴에서 관리하고 싶은 경우
도토 소프트웨어 라이선스 대장은 통합 자산관리의 첫 단계입니다. 앞으로 IT 장비 등 다른 자산도 같은 방식으로 한곳에 모일 예정입니다. 정품을 정직하게 쓰는 회사가, 그 사실을 손쉽게 증명할 수 있도록 — 그게 이 기능을 만든 이유입니다.
자주 묻는 질문
정품을 쓰고 있는데도 소프트웨어 관리대장이 필요한가요?
필요합니다. 단속이나 정품 확인 요청은 '불법을 썼는지'가 아니라 '정품을 쓴다는 사실을 증명할 수 있는지'를 묻습니다. 구매 이메일·세금계산서·라이선스 키가 직원 PC와 메일함에 흩어져 있으면 정품을 써도 빠르게 증빙하기 어렵습니다. 관리대장은 이 자료를 한곳에 모아 두는 일입니다.
엑셀로 관리하면 안 되나요?
됩니다. 다만 엑셀은 만료일이 다가와도 알려 주지 않고, 증빙 문서를 만들 때 라이선스 키나 구매 금액 같은 민감 정보를 일일이 지워야 합니다. 도토 소프트웨어 라이선스 대장은 만료가 다가오면 자동으로 알려 주고(기본 90·60·30일 전), 키 끝 4자리만 남기고 금액·사용자를 가린 증빙 문서를 인쇄 미리보기에서 바로 출력해 줍니다.
증빙 문서에 라이선스 키나 구매 금액이 그대로 노출되나요?
기본값은 최대한 가린 상태입니다. 라이선스 키는 끝 4자리만 표시되고, 구매 금액과 사용자(개인정보)는 제외됩니다. 내부 메모는 어떤 경우에도 포함되지 않습니다. 필요한 항목만 켜서 노출 범위를 직접 정할 수 있습니다.
영구 라이선스와 구독을 같이 관리할 수 있나요?
가능합니다. 영구·구독·볼륨·OEM·무료·평가판 여섯 가지 유형을 한 대장에서 관리합니다. 구독처럼 만료가 있는 라이선스는 만료일과 자동 갱신 여부를 기록해 두면 만기 임박 항목으로 따로 모아 볼 수 있습니다.
도토 소프트웨어 라이선스 대장은 유료인가요?
도토는 영구 무료 플랜을 제공하며, 소프트웨어 라이선스 대장은 경영지원 메뉴 안 자산 관리 기능입니다. 별도 비용 없이 사용할 수 있고, 경영지원 관리 권한을 가진 담당자가 등록·증빙 출력을 맡습니다.
