"그 장비 시리얼이 뭐였죠?", "작년에 뭘 교체했더라?" — 장비를 판매하고 AS까지 책임지는 회사라면 익숙한 질문입니다. 전화로 AS 접수를 받고, 엑셀 대장을 열어 시리얼번호를 찾고, 수리가 끝나면 리포트를 문서 프로그램으로 새로 만들어 보냅니다. 장비가 몇십 대를 넘어가면 이 흐름의 어딘가에서 반드시 무언가가 새기 시작합니다.
흩어진 장비 정보와 수리 기록을 장비 대장 → AS 이력 → 서비스 리포트 한 줄로 모으는 것이 장비관리입니다. 이 글에서는 무료 장비관리 프로그램으로 장비를 시리얼번호 단위로 등록하고, 접수부터 완료까지 이력을 쌓고, 고객에게 줄 서비스 리포트를 한 번에 인쇄하는 방법을 정리합니다.
엑셀 AS 대장의 현실
장비 AS 관리는 대체로 엑셀에서 시작합니다. 시트 하나에 장비 목록, 다른 시트에 수리 기록. 처음엔 충분하지만, 장비와 사람이 늘면 한계가 빠르게 옵니다.
시리얼번호가 파일마다 다르게 적힙니다
같은 장비인데 누구는 하이픈을 넣고 누구는 뺍니다. 대장에는 있는데 수리 시트에는 없는 시리얼도 생깁니다. 시리얼번호가 흔들리는 순간, "이 장비의 지난 수리 기록"이라는 개념 자체가 무너집니다.
이력이 사람 머릿속에 있습니다
어떤 부품을 언제 갈았는지, 보증이 언제 끝나는지는 담당 기사님이 제일 잘 압니다. 문제는 그 담당자가 자리를 비우거나 퇴사할 때입니다. 기록이 파일이 아니라 사람에게 있으면, 사람이 떠날 때 기록도 함께 떠납니다.
서비스 리포트를 매번 새로 만듭니다
수리를 마치면 고객사에 처리 내용을 문서로 남겨야 하는 경우가 많습니다. 언제 접수했고, 증상이 무엇이었고, 어떻게 고쳤고, 어떤 부품을 교체했는지. 이 내용은 이미 어딘가에 적어 둔 것인데, 리포트를 만들 때마다 문서 프로그램에 처음부터 다시 옮겨 적습니다.
"장비관리의 핵심은 장비 1대마다 이력이 시리얼번호를 따라 쌓이게 하는 것입니다. 그래야 리포트도, 인수인계도 그 자리에서 나옵니다."
도토 장비관리 기능
도토 장비관리는 장비 1대를 1건으로 등록하고, 그 장비에 수리·점검 이력이 시간순으로 쌓이도록 설계되어 있습니다. ERP의 거래처·품목과 연결되지만, 연결 없이 장비관리만 단독으로 써도 됩니다.
- 시리얼번호 장비 대장: 장비 1대 = 1건. 시리얼번호·장비명·모델명·제조사·거래처·현장·설치일·보증만료일을 한자리에 기록합니다. 같은 시리얼번호는 중복 등록되지 않게 막아 드리고, 보증이 지난 장비에는 만료 표시가 붙습니다.
- 상태 관리: 사용중 / 수리중 / 사용중지 / 폐기 네 가지로 장비 상태를 관리합니다.
- AS·수리 이력: 수리·점검·설치·이전 기록을 장비별 타임라인으로 쌓습니다. 접수 → 처리중 → 완료 상태로 관리하니, 접수만 해 두고 나중에 처리해도 흐름이 남습니다.
- 요청자·증상·조치 분리 기록: 누가 요청했는지(요청자·연락처), 증상이 무엇이었는지, 어떻게 조치했는지를 나눠 적습니다. 이 구분이 그대로 서비스 리포트가 됩니다.
- 교체 부품 기록: 수리에 쓴 부품을 ERP 품목에서 고르거나 직접 입력해 남깁니다. 다음 수리 때 "지난번에 뭘 갈았는지"를 바로 확인합니다.
미처리 AS가 한눈에 보입니다
AS·수리 이력 화면은 모든 장비의 이력을 한 목록으로 모아 보여 줍니다. 처리 상태를 접수나 처리중으로 거르면, 아직 끝나지 않은 AS만 남습니다. "지금 처리 대기 중인 건이 몇 건인지"를 따로 세지 않아도 되는 이유입니다.
도토 장비관리를 직접 체험해 보세요 — 신용카드 불필요
무료 회원가입 →서비스 리포트, A4 한 장으로
수리를 마치면 이력에서 버튼 하나로 서비스 리포트를 인쇄합니다. 이미 기록해 둔 내용이 문서가 되는 것이라, 리포트를 위해 따로 적을 것이 없습니다.
리포트에는 발행번호와 함께 고객(거래처·현장·요청자), 장비 정보(시리얼번호·모델·보증 상태), 접수일·처리일과 수리 기간, 고장 증상, 조치 내용, 교체·사용 부품이 담깁니다. 수리 기간은 접수일과 처리일에서 자동으로 계산됩니다.
서명란과 전자서명
리포트 하단에는 서비스 담당자와 고객 확인 서명란이 있습니다. 인쇄해서 손으로 서명해 전달해도 되고, 담당자가 전자결재에 등록해 둔 전자서명을 인쇄 옵션에서 켜면 서명란에 미리 인쇄되어 나옵니다. 회사 로고 표시 여부도 같은 옵션에서 선택하고, 한 번 고른 설정은 다음 인쇄에도 유지됩니다.
쓰던 엑셀 대장 그대로 옮기기
이미 엑셀로 관리해 온 회사일수록 "그동안의 기록"이 이관의 걸림돌입니다. 도토는 엑셀 대량 등록으로 이 단계를 줄였습니다. 템플릿을 내려받아 채워 올리면 장비 대장과 AS 이력을 한 번에 등록합니다.
올리기 전에 신규·중복·오류를 행별로 미리 보여드리고, 이미 등록된 시리얼번호는 건너뛰어 기존 정보를 덮어쓰지 않습니다. 같은 파일을 실수로 두 번 올려도 이중 등록되지 않습니다. 한 번에 최대 5,000행까지 처리합니다.
등록해 둔 장비는 도토AI에게 물어볼 수도 있습니다. 시리얼번호나 장비명으로 검색해 이력을 확인하고, 수리 기록을 대화로 남기는 것까지 됩니다.
엑셀 대비 장점
엑셀은 시작이 빠르지만, 장비와 이력이 늘수록 정합이 무너집니다. 도토는 "시리얼번호 하나에 이력이 전부 매달린다"로 이 문제를 풉니다.
| 비교 항목 | 엑셀 AS 대장 | 도토 장비관리 |
|---|---|---|
| 가격 | 무료 | 완전 무료 |
| 시리얼번호 중복 방지 | ✕ | ○ (등록 시 차단) |
| 장비별 이력 타임라인 | 수기 필터 | 자동 |
| 접수→처리중→완료 상태 | 수기 | ○ |
| 보증만료 표시 | ✕ | ○ |
| 서비스 리포트 인쇄 | 매번 새로 작성 | 버튼 한 번 |
| 교체 부품 기록 | 메모 칸 | 품목 연결·수량 기록 |
| 동시 작업 | 파일 충돌 | 여러 명이 함께 |
| 종합 | 시작은 빠르나 정합이 무너짐 | 시리얼 하나에 이력 전부 |
장비관리만 따로 도구를 들이면 또 하나의 로그인이 늘어납니다. 도토 장비관리는 판매·재고 ERP, 전자결재·그룹웨어와 같은 계정에서 함께 돌아갑니다. 거래처와 품목을 이미 도토에 쌓아 두었다면, 장비 등록은 고르기만 하면 됩니다.
자주 묻는 질문
장비는 어떤 단위로 등록하나요?
장비 1대가 1건입니다. 시리얼번호와 장비명을 적고, 모델명·제조사·거래처·현장·설치일·보증만료일·담당자를 함께 기록합니다. 같은 시리얼번호는 중복 등록되지 않게 막아 드립니다.
AS 접수와 처리는 어떻게 기록하나요?
장비를 선택하고 이력을 추가합니다. 유형(수리·점검·설치·이전·기타), 접수/처리중/완료 상태, 접수일과 처리일, 요청자와 고장 증상, 조치 내용, 교체한 부품까지 한 폼에서 기록합니다. 접수만 해 두고 나중에 완료로 바꿔도 됩니다.
서비스 리포트에는 무엇이 담기나요?
발행번호, 고객(거래처·현장·요청자), 장비 정보, 접수일·처리일과 수리 기간, 고장 증상, 조치 내용, 교체·사용 부품, 서비스 담당자와 고객 확인 서명란이 A4 한 장에 담깁니다. 인쇄 옵션에서 회사 로고와 담당자 전자서명 표시를 선택할 수 있습니다.
쓰던 엑셀 대장을 옮길 수 있나요?
네. 템플릿을 내려받아 채워 올리면 장비 대장과 AS 이력을 한 번에 등록합니다. 올리기 전에 신규·중복·오류를 행별로 미리 보여드리고, 이미 등록된 시리얼번호는 건너뛰어 기존 정보를 덮어쓰지 않습니다. 한 번에 최대 5,000행까지 올릴 수 있습니다.
비용이 정말 무료인가요?
도토 장비관리는 영구 무료 플랜에 포함됩니다. 사용자 수 제한이 없고, 판매·구매·재고 같은 ERP 모듈은 물론 전자결재·메신저와 같은 계정에서 함께 사용합니다.
