"그 거래처 지난번에 누가 통화했더라?", "견적 보낸 데가 어디까지 진행됐지?" — 영업 담당자가 한 명일 때는 머릿속으로 어찌어찌 됩니다. 그런데 거래처가 수십 곳이 되고, 담당자가 둘 셋으로 늘고, 한 명이 퇴사하는 순간 — 그동안의 맥락이 통째로 사라집니다.
명함은 서랍에, 견적 진행 상황은 단톡방에, 거래처 목록은 엑셀에. 흩어진 영업 정보를 하나로 모으는 것이 CRM(고객관계관리)입니다. 이 글에서는 무료 CRM 프로그램으로 영업 단계를 관리하고, 통화·미팅을 기록하고, 영업에서 딴 고객을 그대로 거래처로 이어 견적·매출까지 처리하는 방법을 정리합니다.
중소기업 영업 관리의 현실
중소기업의 영업 관리는 대체로 비슷한 모습입니다. 거래처 명단은 엑셀, 진행 상황은 영업 담당자의 기억, 통화 기록은 휴대폰, 견적은 메일함. 각각은 익숙하지만, 모이면 "지금 우리 영업이 어떻게 돌아가는지"를 아무도 한눈에 보지 못합니다.
엑셀 거래처 명부의 한계
거래처 이름과 연락처를 엑셀에 정리해 두면 처음엔 깔끔합니다. 하지만 "이 거래처가 잠재 고객인지, 견적까지 갔는지, 이미 거래가 끝났는지"는 칸 하나로 표현하기 어렵습니다. 진행 단계를 손으로 바꿔야 하니 귀찮아서 안 하게 되고, 결국 최신 상태를 아무도 믿지 않는 파일이 됩니다.
영업 진행이 머릿속·단톡방에만 있는 문제
"그 건 어떻게 됐어?"라는 질문이 반복된다면, 영업 진행 상황이 어디에도 기록되지 않고 있다는 신호입니다. 누가 언제 통화했는지, 다음에 언제 다시 연락하기로 했는지가 사람의 기억에만 남으면, 그 사람이 자리를 비우는 순간 영업이 멈춥니다.
담당자가 바뀌면 맥락이 증발합니다
영업에서 가장 비싼 손실은 맥락의 증발입니다. 담당자가 퇴사하거나 거래처를 인수인계할 때, 그동안 쌓인 통화·미팅·메일 내역이 함께 사라지면 새 담당자는 처음부터 다시 관계를 만들어야 합니다. 고객 입장에서도 "전에 다 말했는데 또 묻네"라는 인상을 받습니다.
"좋은 CRM은 영업을 더 많이 하게 만드는 도구가 아니라, 했던 영업이 사라지지 않게 하는 도구입니다."
도토 CRM 기능
도토 CRM은 거래처를 단계로 끌어 옮기고, 통화·미팅을 기록하고, 다음 할 일까지 챙기도록 설계되어 있습니다. 그리고 결정적으로, 영업에서 모은 고객이 그대로 ERP 거래처가 됩니다. 별도 영업관리 도구를 따로 도입할 필요가 없습니다.
- 영업 파이프라인 칸반: 거래처를 잠재 → 가능성 검증 → 견적 중 → 협상 → 성사 단계로 관리합니다. 카드를 끌어다 다음 단계로 옮기면 진행 상황이 바뀌고, 언제 어느 단계로 이동했는지 단계 이동 이력이 자동으로 쌓입니다. 무산된 건은 '상실'로 따로 분류됩니다.
- 예상 금액·예상 마감일: 거래처마다 예상 수주 금액과 마감일을 적어 두면, 단계별 합계와 이번 달 마감 임박 건을 한눈에 봅니다. "이번 달 협상 단계에 얼마가 걸려 있는지"가 보드 위에 바로 나옵니다.
- 활동 기록: 통화·방문·미팅·메일·문자·메모를 고객별로 기록합니다. '후속 일정'을 함께 등록하면 다음 약속이 일정 캘린더에 자동으로 잡혀, 다시 연락할 때를 놓치지 않습니다.
- 통신사 전화 연동 (준비 중): 통신사 전화를 연동하면 걸려 온 번호로 거래처를 찾아 통화를 활동으로 자동 기록하는 기능을 준비하고 있습니다. 통신사·회선 환경에 따라 연동 범위가 달라질 수 있어, 도입 전에 연동 가능 여부를 함께 확인합니다.
- 고객 타임라인: 한 거래처의 통화·미팅·메일·거래가 시간순으로 한 줄에 쌓입니다. 담당이 바뀌어도 그동안의 맥락이 끊기지 않고 이어집니다.
- 엑셀 가져오기 · 태그 · 추가 항목: 기존 거래처 목록을 엑셀 양식으로 한 번에 등록하고, 태그로 분류하고, 회사마다 필요한 항목을 직접 추가해 관리할 수 있습니다.
이 고객, 그동안 어땠더라?
거래처 하나를 열면 통화·미팅·메일·거래가 시간순으로 한 줄에 정리되어 있습니다. 새로 담당을 맡은 직원도 타임라인만 훑으면 "이 고객과 그동안 무슨 일이 있었는지"를 5분이면 파악합니다. 인수인계 문서를 따로 만들 필요가 없습니다.
도토 CRM을 직접 체험해 보세요 — 신용카드 불필요
무료 회원가입 →CRM 고객이 그대로 거래처가 됩니다
대부분의 영업 관리 도구는 여기서 멈춥니다. 영업에서 고객을 따도, 정작 견적서를 끊으려면 회계·ERP 프로그램에 거래처를 다시 등록해야 합니다. 사업자번호를 옮겨 적다 오타가 나고, 같은 거래처가 두 시스템에 따로 쌓입니다.
도토는 CRM 고객과 ERP 거래처가 같은 데이터입니다. 영업 단계에서 관리하던 거래처가 성사되면, 그 거래처로 바로 견적서·매출전표·세금계산서를 발행합니다. 옮겨 적을 일도, 중복으로 쌓일 일도 없습니다.
엑셀·범용 CRM 대비 장점
엑셀은 공짜지만 영업 단계를 추적하지 못하고, 해외 범용 CRM은 강력하지만 한국 거래·세금계산서와 따로 놉니다. 도토는 이 사이를 "업무 통합"으로 메웁니다.
| 비교 항목 | 엑셀 거래처 명부 | 해외 범용 CRM | 도토 CRM |
|---|---|---|---|
| 가격 | 무료 | 사용자당 월 구독 | 완전 무료 |
| 영업 단계 칸반 | ✕ | ○ | ○ |
| 단계 이동 이력 | ✕ | ○ | ○ |
| 통화·미팅 기록 | 수기 | ○ | ○ |
| 발신번호 자동 인식 | ✕ | 일부 | 준비 중 |
| 거래처 = ERP 연동 | ✕ | 별도 연동 필요 | 같은 데이터 |
| 세금계산서 발행 | ✕ | ✕ | ○ |
| 사용자 수 제한 | — | 요금제별 제한 | 무제한 |
| 종합 | 기록은 되지만 영업 흐름은 안 보임 | 강력하나 한국 거래·세무와 분리 | 영업 + ERP + 세금계산서 한 흐름 |
해외 범용 CRM은 분명 강력한 도구입니다. 하지만 중소기업이 영업부터 거래·세금계산서까지 한 회사 안에서 처리해야 한다면, CRM만 잘하는 도구보다 CRM을 포함한 통합 플랫폼이 손이 덜 갑니다. 도토 CRM은 ERP(판매·재고), 회계, 전자결재와 같은 계정에서 함께 돌아갑니다.
자주 묻는 질문
영업 단계를 어떻게 관리하나요?
잠재 · 가능성 검증 · 견적 중 · 협상 · 성사 단계를 칸반 보드로 표시합니다. 거래처 카드를 끌어다 옮기면 단계가 바뀌고, 언제 어느 단계로 이동했는지 이력이 자동으로 쌓입니다. 무산된 건은 '상실'로 따로 분류됩니다.
CRM 고객을 ERP 거래처로 바로 쓸 수 있나요?
네. 도토는 CRM 고객과 ERP 거래처가 같은 데이터입니다. 영업에서 성사한 고객으로 옮겨 적을 필요 없이 바로 견적서·매출전표·세금계산서를 발행할 수 있습니다.
통신사 전화 연동도 되나요?
통신사 전화를 연동하면 걸려 온 번호로 거래처를 찾아 통화를 활동으로 기록하는 기능을 준비하고 있습니다. 통신사·회선 환경에 따라 연동 범위가 달라져, 도입 전에 연동 가능 여부를 함께 확인합니다. 통화·미팅 기록은 연동 없이도 직접 남길 수 있습니다.
기존 거래처 목록을 가져올 수 있나요?
엑셀 양식을 내려받아 거래처명·사업자번호·단계·리드 출처·예상 금액·예상 마감일을 채워 올리면 한 번에 등록됩니다. 양식 헤더와 단계 이름은 화면 안내를 그대로 따르면 됩니다.
비용이 정말 무료인가요?
도토 CRM은 영구 무료 플랜에 포함됩니다. 사용자 수 제한이 없고, 전자결재·ERP·회계·이메일 같은 다른 모듈과 같은 계정에서 함께 사용합니다.
