장비 한 대가 한 줄이에요. 같은 시리얼번호는 두 번 등록되지 않아서 엑셀에서 흔한 중복·누락이 생기지 않아요.
어느 거래처의 어느 현장에 있는지, 보증이 언제 끝나는지 장비마다 관리해요. 보증이 지난 장비에는 만료 표시가 붙어요.
장비 상태는 회사에서 쓰는 말로 바꿔요. 「사용중」을 「운영중」으로, 「사용중지」를 「창고 보관」으로.
장비에 달린 부품을 줄 단위로 적어 둬요. 교체 버튼을 누르면 떼어낸 부품은 「지난 부품」으로 내려가고, 새 줄에는 제조번호만 적으면 끝이에요.
어떤 부품을 언제 달아서 언제 뗐는지 한 줄씩 남아요. 잘못 눌렀으면 되돌릴 수 있고요.
엑셀 파일 첫 줄의 열 이름을 보고 항목을 찾아요. 열 순서가 달라도 되고, 쓰지 않는 열이 섞여 있어도 괜찮아요.
올리기 전에 신규·중복·오류를 행별로 보여줘요. 이미 등록된 시리얼번호는 건너뛰고 덮어쓰지 않아요.
「그린윌」과 「주식회사 그린윌」처럼 법인 표기만 다른 거래처도 알아서 이어 줘요.
이력 한 건을 제출·보고용 A4 문서로 인쇄해요. 거래처·현장·요청자, 접수일과 처리일, 수리 기간, 고장 증상, 조치 내용, 교체한 부품이 한 장에 담겨요.
서비스 담당자와 확인 서명란이 있어 인쇄해 서명받아 전달해요. 전자결재에 등록한 전자서명을 미리 찍어 둘 수도 있어요.
고정자산 대장에 취득가액과 내용연수를 넣고 정액법·정률법을 고르면 끝이에요. 복식부기를 쓰면 취득·감가상각·처분 전표가 함께 만들어져요.
소프트웨어 라이선스는 영구·구독·볼륨·OEM·무료·평가판 여섯 유형으로 관리해요. 만료 90일·60일·30일 전에 알림이 와서 갱신을 놓치지 않아요.
단속이나 법무법인 공문이 왔을 때는 증빙 패키지를 눌러 정품 보유 현황을 한 장으로 뽑아요. 라이선스 키는 가리고 인쇄할 수 있고요.
