무료 회의실 예약 시스템
— 중복 예약 없이 법인차량까지 한 화면에

회의 시작 5분 전, 회의실 문을 열었더니 다른 팀이 앉아 있습니다. 화이트보드에는 우리 팀 이름이 적혀 있는데, 저쪽은 단톡방에서 먼저 얘기했다고 합니다. 법인차량은 더합니다. 열쇠를 가진 사람에게 물어봐야 하고, 그 사람이 자리에 없으면 오후 출장이 통째로 밀립니다.

회의실·차량·비품처럼 여럿이 나눠 쓰는 것은 "누가 언제 쓰는지"가 한 곳에 모여 있어야 합니다. 이 글에서는 무료 회의실 예약 시스템을 도토 자원 예약으로 어떻게 운영하는지 — 시간 단위 예약과 중복 차단, 반복 예약, 법인차량 승인제, 전사 캘린더 연동까지 정리합니다.

화이트보드 예약표가 무너지는 순간

회의실 예약을 화이트보드나 공유 엑셀로 관리하면 세 지점에서 무너집니다.

기록이 한 곳에 없습니다

화이트보드는 그 앞에 서야 보이고, 공유 엑셀은 누가 언제 고쳤는지 알기 어렵습니다. 단톡방에서 먼저 말한 사람과 보드에 먼저 적은 사람이 부딪히면, 판정 기준이 없습니다.

겹쳐 적는 것을 막지 못합니다

같은 칸에 두 팀 이름이 적히는 일이 실제로 일어납니다. 종이나 보드는 겹침을 막아 주지 않으니, 결국 회의 시작 직전에 사람이 발견합니다.

차량은 예약 대상에서 빠져 있습니다

회의실은 그럭저럭 관리해도 법인차량은 열쇠 담당자에게 물어보는 방식으로 남습니다. 누가 어디에 다녀왔는지, 오늘 오후에 차가 비는지 알려면 사람을 찾아야 합니다.

"예약 시스템의 핵심은 화면을 예쁘게 만드는 것이 아니라, 같은 시간에 두 사람이 잡을 수 없게 막는 것입니다."

빈 칸을 누르면 그 시각으로

도토 자원 예약은 분류 → 자원 → 예약 두 단 구조입니다. 회의실·차량·비품 같은 분류를 만들고 그 안에 「3층 대회의실」·「카니발」 같은 개별 자원을 넣습니다. 운영 규칙은 자원 하나하나가 아니라 분류에 정합니다.

예약은 시간표에서 비어 있는 시간을 클릭하면 그 시각으로 창이 열립니다. 이미 잡힌 시간은 색 막대로 표시되고 그 위로는 예약할 수 없습니다 — 겹쳐 적는 일 자체가 일어나지 않습니다. 지난 시간도 예약할 수 없지만, 지금 진행 중인 시간대(회의가 막 시작한 경우)는 잡을 수 있습니다.

휴대폰에서는 가로 막대 대신 자원을 하나 골라 그 날의 시간 목록을 위아래로 봅니다. 「예약 가능」을 누르면 그 시간으로 창이 열립니다.

이미 잡힌 예약의 색 막대를 누르면 상세가 열려, 이용 목적이나 목적지 같은 입력한 값이 그대로 보입니다. 예약자 사진이나 이름을 누르면 이메일·휴대폰·내선번호가 나오니, 시간을 조정해야 할 때 바로 연락할 수 있습니다.

매주 화·목 회의는 한 번에

주간 회의처럼 되풀이되는 예약을 매주 손으로 잡는 것은 낭비입니다. 예약 창의 반복 예약에서 매일·매주·매월 중 하나를 고르고 횟수나 종료일을 정하면 최대 60회까지 한 번에 만들어집니다.

• 간격 — 「2」를 넣으면 2주마다(매월이면 2개월마다) 잡힙니다. 격주 회의에 씁니다.
• 매주는 요일을 여러 개 — 「화·목 주 2회」처럼 한 번에 잡습니다. 분류가 예약을 받지 않는 요일은 애초에 고를 수 없습니다.
• 저장 전 확인 — 「2주마다 화·목요일 · 6회」처럼 실제로 언제 잡히는지 저장 전에 보여줍니다.
• 충돌은 자동으로 건너뜀 — 중간에 이미 다른 예약이 있는 날짜는 빼고 나머지만 만들어지며, 몇 건이 빠졌는지 저장 후 알려줍니다.

취소할 때는 그 회차만 취소할지 남은 회차 전부를 취소할지 고릅니다. 수정도 마찬가지로 반복 예약이라도 이 회차만 바뀌고 나머지는 그대로입니다. 자리를 옮겨야 한다면 같은 분류 안의 다른 자원으로 바꿀 수 있습니다(3층 회의실 → 4층 회의실). 이미 끝난 예약은 수정할 수 없으니 새로 잡아야 합니다.

법인차량은 승인, 임원 회의실은 부서 전용

모든 자원을 누구나 바로 잡게 두면 곤란한 경우가 있습니다. 도토는 두 가지 장치로 나눕니다.

승인 필요 — 자원 하나하나에

승인 필요는 분류가 아니라 자원별로 켭니다. 같은 「회의실」 분류라도 일반 회의실은 바로 확정되고 임원 회의실만 승인을 받게 할 수 있습니다. 법인차량도 마찬가지입니다.

• 승인 대기 중에도 그 시간은 다른 사람이 잡을 수 없습니다. 신청해 두고 결과를 기다리는 동안 자리를 뺏기지 않습니다.
• 일정 캘린더에는 점선으로 「승인대기」라 표시되고, 승인되면 실선으로 바뀝니다.
• 반복 예약은 묶음 전체가 한 번에 승인되거나 반려됩니다.
• 신청이 들어오면 자원 예약 관리 권한을 가진 사람에게 알림이 가고, 결과(반려면 사유까지)는 신청자에게 돌아갑니다.

승인 화면에는 예약할 때 입력받은 이용 목적·목적지가 함께 보입니다. "무엇 때문에 쓰는지"를 보고 판단할 수 있습니다.

부서 전용 — 예약만 막고 열람은 그대로

임원 회의실이나 특정 부서 전용 장비는 예약 가능 대상을 「지정 부서만」으로 바꿉니다. 고른 부서의 하위 부서도 함께 예약할 수 있고, 겸직 중인 직원은 소속 부서 중 하나만 대상이어도 됩니다.

여기서 중요한 점 하나 — 제한되는 것은 예약뿐이고 열람은 막지 않습니다. 대상이 아닌 직원에게도 그 자원과 남이 잡아둔 예약은 그대로 보입니다. 회의실이 언제 비는지 알아야 일정을 조정할 수 있기 때문입니다.

차량은 「공용」만 예약에 올라갑니다

자원을 추가할 때 차량 대장에서 가져오기로 이미 등록된 회사 차량을 고르면 차량명과 차량번호가 자동으로 채워집니다. 다만 예약에 올릴 수 있는 것은 공용 차량뿐입니다. 특정 직원이 전용으로 쓰는 차는 예약 대상이 아니니, 예약제로 돌리려면 차량 관리에서 사용 구분을 「공용」으로 바꿔야 합니다.

차량은 예약과 별개로 법인차량과 개인차량으로도 나뉩니다. 법인차량만 차량운행기록부(국세청 양식)에 집계·출력되고, 직원이 업무에 쓰는 개인차량은 거기서 빠집니다.

확정되면 전사 캘린더로

확정된 예약은 일정관리 캘린더에 [자원명] 예약 제목 형태로 올라갑니다. 왼쪽 일정 필터의 「자원 예약」으로 켜고 끌 수 있어, 회의실 예약만 따로 보거나 잠시 숨길 수 있습니다.

주의할 점 — 이 일정은 캘린더에서 수정하거나 삭제할 수 없습니다. 시간을 바꾸거나 취소하려면 「내 예약」이나 예약 현황에서 그 예약을 눌러 처리해야 합니다. 예약이 원본이고 캘린더는 비추는 자리이기 때문입니다.

또 하나 — 승인이 필요한 자원에서 확정된 예약의 시간이나 자원을 바꾸면 다시 승인을 받아야 합니다. 그동안은 전사 캘린더에서 내려갑니다. 제목이나 입력 항목만 고치는 경우에는 확정 상태가 유지됩니다.

예약을 캘린더에 올리고 싶지 않은 분류라면(예: 내부 비품) 분류 설정에서 일정 캘린더에 표시를 끄면 됩니다. 다만 시작 전 알림은 캘린더 일정에 실려 나가는 구조라, 캘린더 표시를 끄면 알림 칸도 함께 잠깁니다.

화이트보드·공유 엑셀과 비교

예약만 따로 도구를 들이면 로그인이 하나 늘어납니다. 도토 자원 예약은 일정관리·전자결재·그룹웨어와 같은 계정에서 함께 돌아갑니다. 조직도와 부서가 이미 들어 있으니 부서 전용 자원도 따로 명부를 만들 필요가 없습니다.

정리하는 요령 — 자원을 없애지 않고 잠시만 못 쓰게 하려면 「사용」 체크를 끄면 됩니다. 예약 현황에 「사용 중지」로 남아 이미 잡혀 있던 예약은 계속 보이고 새 예약만 막힙니다. 앞으로 예정된 예약이 있는 자원은 아예 삭제되지 않습니다.

자주 묻는 질문