ChatGPT가 등장한 지 3년이 넘었습니다. 프로그래머는 코드를 자동 생성하고, 디자이너는 이미지를 만들고, 마케터는 광고 문구를 뽑아냅니다. 그런데 매일 전표를 치고, 결재 문서를 읽고, 거래처에 메일을 보내는 경리 담당자나 사무직 직원에게 AI는 아직 먼 이야기처럼 느껴집니다.
"우리 회사에서 AI를 어떻게 쓰지?" — 이 질문에 대한 답을 찾기가 어려운 이유는, 대부분의 AI 도구가 업무 시스템과 분리되어 있기 때문입니다. ChatGPT에 회사 데이터를 붙여넣고 물어보는 건 가능하지만, 매번 복사-붙여넣기를 하거나 보안이 걱정되어 실무에서 쓰기 어렵습니다.
doto는 ERP 안에 AI를 내장하여, 별도의 도구 없이 기존 업무 흐름 안에서 자연스럽게 AI를 사용할 수 있도록 설계했습니다. 결재 문서를 올리면 AI가 요약하고, 외국어 메일이 오면 AI가 번역하고, 법인카드 내역을 업로드하면 AI가 계정과목을 추천합니다. 이 글에서는 doto에 내장된 4가지 AI 기능을 하나씩 소개합니다.
중소기업에도 AI가 필요한 이유
AI 시대라고 하지만, 실제로 AI를 업무에 활용하고 있는 중소기업은 많지 않습니다. "AI를 도입하려면 전문 인력이 필요하지 않나요?", "우리 같은 작은 회사에 AI가 필요한가요?" — 이런 질문을 자주 듣습니다.
하지만 잠깐 생각해 보면, 중소기업이야말로 AI가 가장 필요한 곳입니다. 대기업은 부서별로 전담 인력이 있어서 반복 업무를 분담할 수 있지만, 중소기업에서는 한 사람이 경리, 총무, 인사를 겸하는 경우가 흔합니다. 그 한 사람이 하루 종일 하는 일 중 상당 부분은 단순 반복 업무입니다.
- 법인카드 내역을 받아서 계정과목을 분류하고 전표를 입력하는 일
- 10페이지짜리 품의서를 읽고 핵심을 파악하는 일
- 영문 메일을 번역하고 답장을 작성하는 일
- 이번 달 매출이나 미수금을 확인하기 위해 여러 화면을 오가는 일
이런 일들은 사람이 꼭 판단해야 하는 부분(이 지출이 복리후생비인가 접대비인가, 이 결재를 승인할 것인가 반려할 것인가)과, 단순히 시간만 잡아먹는 부분(내역을 분류하고, 문서를 읽고, 번역하고, 데이터를 조회하는 것)이 섞여 있습니다. AI가 잘하는 일은 바로 후자입니다.
AI가 프로그래머나 디자이너만을 위한 도구라고 생각한다면, 아직 업무용 AI를 경험해 보지 못한 것입니다.
doto는 ERP 안에 AI를 내장해서, 별도 도구 없이 기존 업무 흐름 안에서 자연스럽게 AI를 사용할 수 있도록 설계했습니다. AI 전문가가 없어도, 추가 소프트웨어를 설치하지 않아도, 그냥 평소처럼 업무를 하면 AI가 뒤에서 도와줍니다.
도토AI — 업무 데이터를 말로 물어보세요
대화형 업무 비서
도토AI는 ChatGPT처럼 자연어로 대화하되, 우리 회사 데이터를 조회하고 업무를 처리할 수 있는 AI 비서입니다. 별도의 검색 화면을 열거나 메뉴를 찾아 들어갈 필요 없이, 말로 물어보면 됩니다.
할 수 있는 것들:
- "이번 달 매출이 얼마야?" — 판매 데이터를 즉시 조회하여 금액을 알려줍니다
- "내일 오후 2시 회의 잡아줘" — 캘린더에 일정을 자동으로 등록합니다
- "A거래처 미수금 확인해줘" — 채권 잔액을 조회하여 답변합니다
- "공지사항 작성해줘" — 게시판 글 초안을 생성합니다
- 파일 첨부 분석 — 거래명세서 사진을 첨부하면, 내용을 인식하여 전표 생성을 도와줍니다
기술 특징:
- Google Gemini 기반으로 동작하며, 무료 API 키로 충분히 활용할 수 있습니다
- 사용자의 로그인 권한 범위 내에서만 데이터에 접근하므로, 권한이 없는 정보는 조회되지 않습니다
- 20개 이상의 업무 모듈(인사, 회계, 판매, 구매, 이메일, 캘린더 등)과 연동됩니다
기존에는 "이번 달 A거래처 매출"을 확인하려면 판매 메뉴에 들어가서 거래처를 선택하고 기간을 설정해야 했습니다. 도토AI를 사용하면 채팅 창에 한 줄만 입력하면 됩니다. 데이터를 찾기 위해 여러 화면을 오갈 필요가 없으니, 경영진이 갑자기 "지난달 비용 현황 좀 알아봐"라고 할 때도 즉시 답변할 수 있습니다.
AI 결재 요약 — 10페이지 문서를 3줄로
결재 문서 자동 요약
긴 품의서나 기안서가 올라오면, AI가 핵심 포인트만 추출하여 3줄로 요약합니다. 결재자는 전문을 다 읽지 않아도 요약만으로 빠르게 판단할 수 있습니다.
- 결재 목록에서는 한줄 요약으로 문서의 핵심을 미리 파악합니다
- 상세 화면에서는 상세 요약으로 핵심 포인트, 금액, 근거를 확인합니다
- 문서를 상신하면 자동으로 요약이 생성되므로, 별도 버튼을 누를 필요가 없습니다
시나리오를 하나 들어보겠습니다. 1,200만 원 규모의 장비 구매 품의서가 올라왔습니다. 첨부 파일을 포함하면 10페이지가 넘는 문서입니다. AI가 이 문서를 분석하여 다음과 같이 요약합니다:
금액: 1,200만 원 (부가세 별도) | 3개 업체 비교견적 완료
기존 장비 수리비 대비 40% 절감 예상 | 납기: 계약 후 4주
결재자는 이 요약만 보고도 "비교견적이 되어 있고, 수리보다 교체가 합리적이구나"라는 판단을 빠르게 내릴 수 있습니다. 물론 전문을 확인하고 싶으면 언제든 열어볼 수 있습니다. AI 요약은 판단을 대신하는 것이 아니라, 판단에 필요한 시간을 줄여주는 것입니다.
하루에 10건 이상의 결재 문서를 처리하는 임원이라면, 각 문서당 읽는 시간이 5분에서 1분으로 줄어드는 것만으로도 하루 40분 이상을 절약할 수 있습니다.
AI 이메일 — 번역과 답장을 한 번에
AI 번역 (12개국어)
해외 거래처와 메일을 주고받는 기업이라면, 외국어 메일 때문에 번역기를 오가는 시간이 만만치 않습니다. doto의 AI 번역 기능은 영어, 일본어, 중국어 등 12개 언어의 메일을 자동으로 번역합니다.
- 외국어 메일이 수신되면 자동으로 번역하여 원문과 함께 표시합니다
- 자동 번역 ON/OFF를 사용자가 직접 설정할 수 있습니다
- 제목과 본문을 각각 번역하여, 받은편지함에서도 내용을 바로 파악할 수 있습니다
AI 답장
메일을 읽는 것만큼 시간이 드는 게 답장을 쓰는 일입니다. 특히 정중하게 거절해야 하거나, 일정을 조율하거나, 가격을 협상하는 메일은 문장 하나하나에 신경이 쓰입니다.
- 받은 메일의 맥락을 분석하여 답장 초안을 자동으로 생성합니다
- 정중한 거절, 일정 조율, 가격 협상, 자료 요청 등 상황별 톤을 조절합니다
- 생성된 초안을 검토하고 수정한 뒤 발송하면 되므로, 처음부터 쓰는 것보다 훨씬 빠릅니다
예를 들어, 해외 바이어가 영문으로 가격 인하를 요청하는 메일을 보냈다고 합시다. AI 번역이 메일 내용을 한국어로 변환해 주고, AI 답장이 "현재 가격은 원자재 상승분이 반영된 것이며, 대량 주문 시 별도 할인을 논의할 수 있다"는 취지의 영문 답장 초안을 생성합니다. 담당자는 초안을 확인하고 필요한 부분만 수정하면 됩니다.
지원 언어: 영어, 일본어, 중국어, 스페인어, 프랑스어, 독일어, 포르투갈어, 러시아어, 베트남어, 태국어, 인도네시아어, 아랍어
AI 회계 분개 — 계정과목 자동 추천
거래 내역 분석 & 계정과목 추천
법인카드 사용 내역이나 은행 거래 내역을 업로드하면, AI가 각 거래의 적요(거래 내용)를 분석하여 적합한 계정과목을 자동으로 추천합니다.
- "스타벅스 강남점" → 복리후생비 (직원 간식)
- "GS칼텍스" → 차량유지비 (주유비)
- "교보문고" → 도서인쇄비 (업무 서적)
- "대한항공" → 여비교통비 (출장 항공권)
추천 결과를 검토한 후 확정하면, 선택한 거래가 일괄로 전표로 생성됩니다. 수백 건의 카드 내역을 하나씩 분류하는 대신, AI가 추천한 계정과목을 확인하고 "확정" 버튼 한 번으로 처리할 수 있습니다.
"이 지출이 복리후생비인가, 접대비인가?" — 경리 담당자라면 한 번쯤 겪어 본 고민입니다. AI 분개 기능은 이 고민에 드는 시간을 대폭 줄여줍니다. 같은 가맹점에서 반복적으로 사용하는 패턴이 있으면 AI의 추천 정확도는 더 높아집니다. 물론 AI의 추천은 참고용이며, 최종 확정은 항상 담당자가 합니다.
월말 법인카드 정리에 반나절을 쓰고 있다면, AI 분개 기능으로 그 시간을 30분 이내로 줄일 수 있습니다.
도토AI를 직접 체험해 보세요 — 무료 회원가입 (신용카드 불필요)
자주 묻는 질문
AI 기능을 사용하려면 추가 비용이 있나요?
도토AI는 Google Gemini API를 사용하며, 무료 티어로 충분히 활용 가능합니다. 사용자 본인의 Gemini API 키만 등록하면 됩니다. API 키 발급은 무료이며, 일반적인 업무 사용량에서는 비용이 발생하지 않습니다.
AI가 우리 회사 데이터를 외부에 유출하지 않나요?
AI는 사용자의 로그인 권한 범위 내에서만 데이터를 조회합니다. 일반 직원이 다른 부서의 급여 데이터를 물어봐도 접근이 차단됩니다. 또한 대화 내용은 외부에 저장되지 않습니다. 데이터는 질문 시점에만 일시적으로 전달되며, AI 서비스 측에서 학습 데이터로 사용하지 않습니다.
AI 결재 요약은 자동으로 생성되나요?
네. 결재 문서를 상신하면 AI가 자동으로 요약을 생성합니다. 별도의 버튼을 누를 필요 없이, 결재 목록과 상세 화면에서 바로 확인할 수 있습니다. 요약은 문서 내용이 변경되면 자동으로 갱신됩니다.
AI 번역은 어떤 언어를 지원하나요?
영어, 일본어, 중국어, 스페인어, 프랑스어, 독일어, 포르투갈어, 러시아어, 베트남어, 태국어, 인도네시아어, 아랍어 등 12개 언어를 지원합니다. 외국어 메일이 수신되면 자동으로 감지하여 번역하며, 자동 번역 기능은 설정에서 ON/OFF할 수 있습니다.
AI 추천이 틀릴 수도 있나요?
AI 추천은 참고용이며, 최종 판단은 사용자가 합니다. 회계 분개의 경우 추천된 계정과목을 검토한 후 확정하는 단계가 있으므로, 잘못된 분류가 그대로 저장되지 않습니다. 결재 요약도 마찬가지로, 요약은 참고 자료이며 결재 판단은 결재자가 전문을 확인한 후 내립니다.
